Bộ ba nền tảng 5S, Kaizen, TWI giúp nâng cao năng suất và chất lượng của doanh nghiệp ngành sản xuất giấy

Nền móng của năng suất: 5S không chỉ là phương pháp sắp xếp nơi làm việc cho gọn gàng, sạch sẽ như cách hiểu thông thường. 5S là một hệ thống tạo ra nền tảng tư duy kỷ luật và hiệu quả cho toàn bộ tổ chức. Với năm bước: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), và Sẵn sàng (Shitsuke), công cụ này giúp loại bỏ lãng phí vô hình từ chính môi trường làm việc hàng ngày.

Trong ngành sản xuất giấy, nơi thường xuyên tồn tại những vật liệu nặng, bụi giấy, chất thải công nghiệp và các yếu tố dễ gây cháy nổ, việc áp dụng 5S không chỉ giúp giảm tai nạn lao động mà còn tối ưu hóa luồng vận hành. Nhờ 5S, doanh nghiệp có thể giảm thời gian tìm kiếm dụng cụ, ngăn chặn lỗi do nhầm lẫn, kiểm soát hàng tồn và nâng cao tính trực quan trong quản lý.

Quan trọng hơn là 5S giúp hình thành nếp làm việc chuyên nghiệp và ý thức trách nhiệm cá nhân. Một nhà máy sạch sẽ, có hệ thống, là nơi khơi nguồn cảm hứng làm việc tích cực. Khi người lao động thấy nơi mình làm việc được tôn trọng và quản lý chặt chẽ, họ cũng hành xử chuyên nghiệp và tuân thủ quy trình tốt hơn.

Tăng sự cải tiến liên tục: Kaizen, nghĩa là cải tiến không ngừng, mang triết lý “Ngày hôm nay tốt hơn hôm qua và ngày mai sẽ tốt hơn hôm nay”. Đây là công cụ làm tăng hiệu suất và duy trì tinh thần cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Không nhấn mạnh vào các thay đổi đắt tiền hay đột phá, Kaizen hướng đến những bước cải tiến nhỏ, liên tục, được đề xuất và thực hiện bởi chính người lao động.

Vai trò sâu sắc nhất của Kaizen là trao quyền cho người làm trực tiếp, những người hiểu rõ nhất về quy trình, máy móc, thao tác. Họ không chỉ làm việc theo lệnh, mà trở thành người kiến tạo thay đổi. Một sáng kiến như đổi chiều để xếp cuộn giấy, điều chỉnh lại tốc độ băng chuyền hay cải tiến bàn thao tác đều có thể giúp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm. Đó là sức mạnh của sự cộng hưởng từ hàng trăm ý tưởng nhỏ mỗi tháng.

Chuẩn hóa kỹ năng: TWI là chương trình đào tạo tại nơi làm việc được phát triển từ thời chiến tranh thế giới thứ hai và vẫn chứng minh giá trị thực tiễn mạnh mẽ đến ngày nay. TWI gồm 3 mô-đun chính là Đào tạo kỹ năng công việc (Job Instruction – JI), Kỹ năng cải tiến phương pháp làm việc (Job Methods – JM) và Kỹ năng chỉ đạo con người (Job Relations – JR).

Điểm đặc biệt của TWI là tập trung vào kèm cặp trực tiếp, huấn luyện theo tiêu chuẩn công việc chuẩn hóa. Một công nhân mới chỉ mất 1-2 ngày đã có thể thực hiện đúng thao tác an toàn, chính xác, không cần “học mót” từ người cũ. TWI giúp rút ngắn thời gian đào tạo, giảm lỗi thao tác, đảm bảo sự ổn định chất lượng và nâng cao năng lực nội tại của đội ngũ sản xuất.

Đặc biệt, với ngành giấy, nơi khối lượng công việc vận hành máy móc nặng, lặp lại và đòi hỏi sự đồng bộ cao, TWI đóng vai trò như “công cụ đảm bảo chất lượng từ gốc”, vì lỗi thao tác thường là nguyên nhân lớn nhất gây ra lãng phí giấy, lỗi cuộn, kẹt máy hoặc thậm chí tai nạn lao động. Không dừng lại ở khâu sản xuất, TWI còn tạo ra hệ thống kế thừa tri thức nội bộ, từ người giàu kinh nghiệm đến lớp công nhân mới, giảm rủi ro thất thoát khi người cũ nghỉ việc hoặc chuyển công tác. Đây là yếu tố rất quan trọng trong bối cảnh thị trường lao động biến động như hiện nay.

Hệ thống liên kết chặt chẽ: Như vậy, bộ ba 5S, Kaizen,TWI là tạo tính hệ thống liên kết chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau. Nếu 5S tạo môi trường chuẩn, sạch, minh bạch, Kaizen thúc đẩy tư duy đổi mới và tìm kiếm cơ hội cải tiến thì TWI đảm bảo mọi người thực hiện đúng cải tiến đó một cách đồng đều và bền vững.

Nếu thiếu 5S, Kaizen sẽ không có nền tảng để cải tiến từ đâu. Nếu thiếu Kaizen, môi trường 5S chỉ là hình thức, không có đổi mới thực chất. Nếu thiếu TWI, các cải tiến sẽ không được chuẩn hóa, không thể nhân rộng, không bền vững. Bộ ba này chính là trụ cột của năng suất hiện đại- lấy con người làm trung tâm, lấy thực hành làm gốc rễ, lấy hiệu quả làm mục tiêu.

Trong những năm qua, Công ty TNHH Giấy Lee & Man Việt Nam chú trọng ứng dụng công nghệ trong ngành giấy. Cụ thể, dây chuyền sản xuất bột giấy tại doanh nghiệp áp dụng công nghệ xử lý giấy tiên tiến của Mỹ, Nhật Bản. Ngoài ra, quy trình đóng gói sản phẩm và hệ thống điều khiển hoàn toàn tự động đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà máy, từ đó hạn chế sai sót kỹ thuật.

Với những đầu tư nghiêm túc và lâu dài, Công ty TNHH Giấy Lee & Man Việt Nam đã không ngừng nỗ lực đóng góp nhiều hoạt động thiết thực. Điều này thể hiện quyết tâm trở thành doanh nghiệp đi đầu trong việc phát triển kinh doanh đi đôi với mục tiêu phát triển bền vững của Công ty TNHH Giấy Lee & Man Việt Nam. Trong giai đoạn phục hồi sau đại dịch, Lee & Man đối mặt với nhiều thách thức: tỷ lệ hao hụt nguyên liệu cao, năng suất lao động chưa tương xứng với công suất thiết kế, tỷ lệ lỗi kỹ thuật trong khâu thành phẩm dao động ở mức 3-4%. Trong khi đó, yêu cầu từ các đối tác quốc tế ngày càng khắt khe hơn về độ chính xác kích thước, độ bền nén và độ ổn định chất lượng theo lô hàng.

Sau khi khảo sát và đánh giá nội bộ, Ban điều hành công ty đã quyết định triển khai đồng bộ mô hình cải tiến 5S, Kaizen, TWI, được tư vấn bởi một nhóm chuyên gia năng suất thuộc Viện Năng suất Việt Nam. Quá trình triển khai bắt đầu từ việc tái thiết không gian sản xuất theo phương pháp 5S. Các khu vực lưu trữ giấy cuộn, nguyên liệu tái chế, khu vực kiểm tra chất lượng và phòng điều khiển trung tâm được sắp xếp lại, phân định bằng vạch sơn rõ ràng, có biển báo, mã QR để truy xuất nhanh. Những thiết bị không cần thiết, vật tư tồn kho quá hạn sử dụng đều được xử lý triệt để. Việc duy trì vệ sinh máy móc cũng được phân công cụ thể, mỗi ca sản xuất đều có check-list kiểm tra.

Chỉ sau 2 tháng áp dụng 5S, Lee & Man ghi nhận những kết quả ấn tượng như thời gian tìm kiếm nguyên vật liệu giảm 27%, năng suất dây chuyền tăng 8%, không gian nhà xưởng thông thoáng giúp cải thiện tinh thần làm việc rõ rệt. Tuy nhiên, điều đáng giá hơn chính là sự chuyển biến trong nhận thức của người lao động - yếu tố nền móng cho việc áp dụng Kaizen kế tiếp.

Kaizen tại Lee & Man không diễn ra một cách phô trương, mà được triển khai từ những nhóm nhỏ - nhóm cải tiến tại từng phân xưởng. Nhân viên được khuyến khích ghi lại những ý tưởng cải tiến hàng ngày, dù là nhỏ nhất. Một công nhân vận hành máy ép đã đề xuất cải tiến khay đỡ giấy bằng cách thêm đệm cao su chống rung - sáng kiến giúp giảm hiện tượng lệch lớp khi cuộn giấy tốc độ cao. Một tổ bảo trì đề xuất thay đổi lịch bôi trơn định kỳ dựa trên tần suất hoạt động thực tế của thiết bị, từ đó giảm thiểu thời gian lãng phí ngoài kế hoạch. 

Tuy nhiên, nếu không có hệ thống đào tạo hiệu quả để chuẩn hóa kỹ năng và lan tỏa cách làm đúng, Kaizen và 5S chỉ là bước đầu. Đây là lúc TWI thể hiện vai trò quyết định, TWI tập trung vào việc doanh nghiệp cùng thực hiện “kèm cặp tại chỗ” - những công nhân có tay nghề cao được đào tạo để trở thành “người hướng dẫn TWI”, sau đó trực tiếp đào tạo lại cho các nhóm khác ngay trên dây chuyền. Phương pháp này đảm bảo mỗi thao tác đều được hướng dẫn theo trình tự chuẩn: chuẩn bị - trình bày - thực hành - theo dõi. Nhờ đó, thời gian đào tạo công nhân mới rút ngắn 35%, tỷ lệ lỗi thao tác trong 3 tháng đầu giảm còn chưa đến 1%.

Một điểm sáng khác là sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp. Trước kia, các lỗi phát sinh thường bị đổ lỗi cho cá nhân, nay đã chuyển sang văn hóa “cùng nhau cải tiến”. Mỗi sự cố đều được phân tích nguyên nhân gốc rễ (theo mô hình 5 Why hoặc biểu đồ xương cá), từ đó xây dựng quy trình phòng ngừa. Đội ngũ lãnh đạo cũng thường xuyên xuống xưởng, tham gia họp nhóm Kaizen hàng tuần để lắng nghe ý tưởng từ công nhân. Tinh thần đồng đội, niềm tin và sự cam kết nội bộ được gia tăng, tạo lực đẩy mạnh mẽ cho quá trình cải tiến liên tục.

Bộ ba 5S, Kaizen, TWI không đơn thuần là một dự án ngắn hạn, mà là một cuộc chuyển hóa dài hơi, cần sự kiên định và lãnh đạo sát sao từ ban giám đốc. Theo một vị lãnh đạo thuộc Ban Giám đốc sản xuất Lee & Man, chính bộ ba này đã giúp công ty tăng năng suất tổng thể 15%, giảm 32% lỗi kỹ thuật và nâng tỷ lệ giao hàng đúng hẹn lên đến 99,5%. Quan trọng hơn, năng lực cạnh tranh cốt lõi được xây dựng từ bên trong và con người chủ động, quy trình linh hoạt, văn hóa cải tiến mạnh mẽ.

Thành công của Lee & Man đã trở thành hình mẫu để nhiều doanh nghiệp giấy khác trong khu vực học hỏi, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang chuyển đổi sang mô hình sản xuất chuyên nghiệp. Không chỉ là câu chuyện tăng năng suất, bộ ba công cụ này còn giúp các doanh nghiệp từng bước tiếp cận chuẩn quản trị quốc tế, chuẩn bị cho hành trình chinh phục các thị trường khó tính như Nhật Bản, EU, Bắc Mỹ - nơi mà chất lượng và sự ổn định là yếu tố sống còn.

Trong bối cảnh ngành giấy Việt Nam đang có nhiều cơ hội mở rộng nhờ xu hướng thay thế nhựa bằng giấy và nhu cầu bao bì xanh tăng cao, việc trang bị cho doanh nghiệp những công cụ cải tiến nội lực là điều cần thiết hơn bao giờ hết. 5S giúp đặt nền móng cho môi trường sản xuất hiệu quả, Kaizen tạo động lực đổi mới không ngừng,  TWI giúp lan tỏa kỹ năng, chuẩn hóa tay nghề - ba mắt xích không thể thiếu trên hành trình nâng tầm năng suất và chất lượng.

Khi doanh nghiệp biết bắt đầu từ những điều đơn giản nhất như sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, ghi nhận ý tưởng từ công nhân, kèm cặp nhau học việc thì cũng là lúc họ đang khởi động hành trình bền vững và mang tính chuyển hóa thực sự. Bộ ba công cụ này không chỉ giúp cải tiến sản xuất, mà còn cải tiến chính con người, bởi đó là yếu tố nền tảng của mọi giá trị phát triển.

Những doanh nghiệp sản xuất giấy muốn phát triển bền vững, vươn ra thế giới, không thể chỉ đầu tư vào máy móc hay công nghệ mà bỏ qua yếu tố con người, môi trường làm việc và văn hóa cải tiến. Bộ ba 5S, Kaizen, TWI chính là một hệ thống tích hợp giữa tư duy, hành động và đào tạo, giúp doanh nghiệp chuyển hóa từ bên trong. Thành công của những doanh nghiệp tiên phong như Lee & Man Việt Nam đã chứng minh rằng, dù ngành sản xuất giấy còn nhiều thách thức, thì với chiến lược quản trị thông minh và sự kiên trì trong đổi mới, doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể làm chủ chất lượng, nâng cao vị thế và tự tin bước vào chuỗi giá trị toàn cầu.