Quỹ bảo trì chung cư, ai giám sát người giữ tiền?

Ai kiểm soát những khoản chi lớn?

Tháng 7/2026, Bộ Xây dựng trả lời kiến nghị của cử tri Tp.HCM về quỹ bảo trì chung cư. Cử tri phản ánh Ban quản trị vẫn gặp khó khi yêu cầu chủ đầu tư bàn giao khoản kinh phí bảo trì 2%, dù Luật Nhà ở 2023 đã có quy định cưỡng chế. Bộ Xây dựng cho biết Nghị định 95/2024/NĐ-CP đã quy định bốn bước xử lý, từ cưỡng chế các tài khoản của chủ đầu tư đến kê biên, bán đấu giá tài sản nếu Ban quản trị vẫn chưa nhận đủ tiền.

Từ ngày 26/8, Nghị định 339/2026/NĐ-CP nâng mức xử phạt lên 260-300 triệu đồng đối với hành vi không bàn giao, bàn giao chậm hoặc bàn giao không đầy đủ kinh phí bảo trì và tiền lãi phát sinh. Tp.HCM cũng đã ban hành Quyết định 19/2026/QĐ-UBND về quản lý, sử dụng nhà chung cư, có hiệu lực từ ngày 25/4.

Luật sư Phạm Ngọc Hưng - Giám đốc Công ty Luật TNHH Phạm Hưng cho biết sau khi Ban quản trị được công nhận và có văn bản đề nghị, chủ đầu tư phải phối hợp quyết toán, chuyển toàn bộ kinh phí bảo trì cùng lãi phát sinh sang tài khoản của Ban quản trị. Trong thời gian chưa bàn giao, khoản tiền này phải được quản lý riêng, không được sử dụng vào mục đích khác.

Sau khi quỹ bảo trì chung cư được chuyển về Ban quản trị, số tiền tại những khu căn hộ lớn có thể lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm tỷ đồng. Ban quản trị tham gia quyết định việc sửa chữa phần sở hữu chung, lựa chọn nhà cung cấp và ký những hợp đồng có giá trị lớn.

Ông Nguyễn Cảnh Hồng - Phó Chủ tịch HĐQT Eurowindow Holding cho rằng cơ chế tự quản hiện trao khá nhiều quyền cho Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị, trong khi cách quản trị tài chính vẫn phụ thuộc nhiều vào quy chế riêng của từng tòa nhà. Thông tư 05/2024/TT-BXD đã có quy định về Hội nghị nhà chung cư, Ban quản trị và nghiệp vụ quản lý vận hành, song với những khoản chi lớn, cư dân vẫn cần biết tiền được chi vào đâu, đơn giá ra sao và nhà thầu được chọn bằng cách nào.

Quỹ bảo trì chung cư được sử dụng cho những hạng mục như thay thang máy, chống thấm, sửa mặt ngoài, đại tu hệ thống phòng cháy chữa cháy hoặc thiết bị kỹ thuật, có hợp đồng trị giá hàng tỷ đồng. Ông Hồng đề nghị có quy định chung về hạn mức giao dịch, cách lựa chọn nhà cung cấp, việc công khai hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, kiểm toán và trách nhiệm giải trình. Mỗi chung cư có thể xây dựng quy chế riêng, nhưng cách quản lý và sử dụng tiền chung cần đủ rõ để cư dân kiểm tra.

Ông Lê Hoàng Châu - Chủ tịch Hiệp hội Bất động sản Tp.HCM (HoREA) đặt vấn đề về việc giám sát độc lập đối với Ban quản trị. “Công ty cổ phần có Ban kiểm soát, hợp tác xã cũng có Ban kiểm soát, tại sao BQT nhà chung cư lại không có ai kiểm soát?”, ông Châu nêu thực tế.

Ban quản trị quản lý kinh phí bảo trì, lựa chọn đơn vị vận hành và tham gia quyết định nhiều vấn đề liên quan tài sản chung, nhưng cơ chế giám sát hiện chưa tương xứng. Ông Châu kiến nghị nghiên cứu thành lập Ban kiểm soát độc lập với Ban quản trị để giám sát hoạt động quản trị, tài chính và các quyết định quan trọng.

Muốn kiểm toán, cư dân phải làm gì?

Ông Nguyễn Cảnh Hồng cho biết việc kiểm toán sổ sách tài chính tại chung cư hiện vẫn còn nhiều vướng mắc. Pháp luật chưa yêu cầu tất cả chung cư phải kiểm toán hằng năm. Khi Ban quản trị hết nhiệm kỳ, kiểm toán độc lập được thực hiện nếu quy chế quản lý hoặc Hội nghị nhà chung cư yêu cầu. Nếu chỉ một nhóm nhỏ cư dân nghi ngờ có khoản chi bất thường nhưng không đủ tỷ lệ biểu quyết, việc yêu cầu kiểm toán có thể gặp khó.

Ông Nguyễn Cảnh Hồng phân tích: “Khi một cá nhân hoặc một phần trăm nhỏ cư dân sống trong chung cư phát hiện khả năng sai phạm trong chi tiêu quỹ chung thì họ cũng rất khó tiếp cận số liệu để kiểm chứng và kiến nghị đến cơ quan chức năng nếu như quy chế quản lý không có cơ chế thuê kiểm toán hàng năm; hoặc tỷ lệ người tham gia biểu quyết để hội nghị nhà chung cư thông qua quyết định yêu cầu kiểm toán không đủ con số tối thiểu... Việc kiểm toán hàng năm phải trở thành thông lệ bắt buộc để minh bạch quá trình chi tiêu thường xuyên của tòa nhà, chi tiêu từ quỹ bảo trì cho các sửa chữa lớn”.

Theo ông Hồng, nếu quyền yêu cầu kiểm toán phụ thuộc hoàn toàn vào biểu quyết, một nhóm nhỏ cư dân phát hiện dấu hiệu bất thường có thể khó sử dụng công cụ kiểm tra độc lập. Báo cáo thu - chi tổng hợp cũng chưa đủ để biết hợp đồng có hợp lý, nhà thầu được chọn theo tiêu chí nào hoặc khối lượng sửa chữa đã nghiệm thu có đúng thực tế hay không.

Pháp luật hiện hành đã yêu cầu Ban quản trị quản lý kinh phí bảo trì qua tài khoản, lưu giữ sổ sách, hóa đơn, chứng từ và định kỳ công khai các khoản chi. Với một số loại chung cư, nhiều thành viên Ban quản trị cùng đứng tên tài khoản. Cách này có thể hạn chế việc một số người tự ý rút tiền, nhưng vẫn chưa cho cư dân biết một hợp đồng có thực sự cần thiết, đơn giá có hợp lý hay nhà thầu đã làm đủ khối lượng hay chưa.

Với cư dân, việc công khai chỉ có ý nghĩa khi có đủ tài liệu để đối chiếu. Một bảng tổng hợp thu - chi cho biết quỹ còn bao nhiêu nhưng không cho thấy vì sao chọn một nhà thầu, giá sửa chữa được xác lập thế nào hay khối lượng công việc đã nghiệm thu có đúng với hợp đồng. Vì vậy, ngoài bảng tổng hợp thu - chi, cư dân cần được tiếp cận hợp đồng dịch vụ, báo giá, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, số dư tài khoản và tiền lãi phát sinh từ quỹ, nhất là với những hạng mục sửa chữa lớn.

Ở Hàn Quốc, các chung cư quy mô lớn phải công khai dữ liệu tài chính, lịch sử sửa chữa và chi phí quản lý trên hệ thống K-apt để cư dân theo dõi và so sánh mức chi. Singapore tách quỹ vận hành thường xuyên khỏi quỹ dành cho sửa chữa lớn, hạn chế việc sử dụng lẫn các nguồn tiền.

Ông Hồng đề xuất có thể quy định việc kiểm toán theo quy mô tòa nhà hoặc quy mô quỹ. Một tòa nhà vài chục căn khó áp dụng cùng cách quản lý với khu phức hợp hàng nghìn căn hộ. Ngưỡng kiểm toán có thể căn cứ số căn, số tiền quỹ hoặc giá trị từng hợp đồng sửa chữa lớn. Cư dân cũng cần được xem hợp đồng dịch vụ, đơn giá, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, số dư tài khoản và tiền lãi phát sinh từ quỹ thay vì chỉ nhận báo cáo thu - chi tổng hợp.

Bộ Xây dựng cho biết đang nghiên cứu sửa Luật Nhà ở 2023 và tiếp tục rà soát các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư. Trong đó có việc xác định loại chung cư nào phải kiểm toán, ai được quyền yêu cầu kiểm toán, có cần Ban kiểm soát độc lập hay không, thời hạn công khai chứng từ và cách lựa chọn nhà cung cấp đối với những khoản chi lớn.