Doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam xây dựng thương hiệu uy tín nhờ công cụ 5S

Trong bối cảnh thị trường ngày càng phức tạp, năng suất lao động không còn là mục tiêu bổ sung mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với nguồn lực hạn chế, các doanh nghiệp này buộc phải tìm những phương pháp quản trị có thể tạo ra sự khác biệt bền vững ngay từ bên trong tổ chức.

5S đưa ra một hệ thống tổ chức không gian làm việc, đảm bảo người lao động thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và an toàn

Công cụ 5S xuất phát từ triết lý quản lý của Nhật Bản, không chỉ là công cụ giúp sắp xếp nơi làm việc gọn gàng mà còn là phương pháp thay đổi tư duy, điều chỉnh hoạt động theo hướng hiệu quả, kỷ luật và minh bạch. Nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội là trung tâm công nghiệp, dịch vụ và thương mại của miền Bắc đã ứng dụng 5S không chỉ để cải thiện môi trường làm việc mà còn để tối ưu hóa từng quy trình sản xuất, giảm chi phí, rút ngắn thời gian chu trình và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Ban đầu, nhiều người vẫn hiểu 5S chỉ đơn thuần là việc dọn dẹp, sắp xếp lại bàn ghế, máy móc và vật dụng. Tuy nhiên, bản chất của 5S sâu xa hơn nhiều. “Seiri” – sàng lọc,  đòi hỏi doanh nghiệp phải nhìn nhận rõ ràng đâu là vật dụng thực sự cần thiết, đâu là những thứ gây cản trở cho hoạt động. “Seiton” – sắp xếp, không chỉ đặt mọi thứ ngăn nắp, mà còn đặt chúng đúng nơi cần thiết để tiết kiệm thời gian và nhân lực. “Seiso” – sạch sẽ, là yếu tố tạo ra môi trường làm việc an toàn, hạn chế sai sót do bụi bẩn hay lỗi thiết bị. “Seiketsu” – chuẩn hóa, là việc biến những cách làm tốt thành tiêu chuẩn, tài liệu hóa quy trình. Cuối cùng, “Shitsuke” – tự giác, đề cao kỷ luật và ý thức tự duy trì 5S mỗi ngày thay vì chỉ thực hiện khi có yêu cầu. Khi được triển khai bài bản, 5S không còn là một công việc kỹ thuật đơn thuần mà trở thành văn hóa doanh nghiệp, nơi mỗi cá nhân đều chủ động tìm kiếm cải tiến và trách nhiệm với công việc của mình.

Những thay đổi nhỏ tưởng chừng đơn giản ấy khi cộng lại sẽ tạo thành bước nhảy lớn về năng suất. Không còn cảnh nhân viên phải mất thời gian đi tìm dụng cụ, không còn máy móc bị bỏ quên giữa công đoạn hay nguyên vật liệu bị để rải rác không kiểm soát. Chu trình sản xuất được trơn tru hơn, sai sót giảm đi, chất lượng sản phẩm được đảm bảo ổn định và tiến độ giao hàng trở nên đáng tin cậy hơn.

Tại Hà Nội, doanh nghiệp vừa và nhỏ là Công ty TNHH Thép và Vật liệu xây dựng Tiến Hưng đang trở thành ví dụ điển hình cho hiệu quả của 5S trong doanh nghiệp sản xuất. Trước khi áp dụng 5S, hoạt động của Tiến Hưng đối mặt với nhiều thách thức điển hình của doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, đó là khu vực kho nguyên liệu và bán thành phẩm lộn xộn, thời gian tìm kiếm phôi thép và phụ kiện kéo dài, dây chuyền sản xuất bị dừng chờ vật tư, và tỷ lệ lỗi sản phẩm cao. Những rắc rối này không chỉ làm giảm năng suất lao động mà còn khiến chi phí vận hành tăng lên, ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường.

Thực hành cụ thể trong môi trường sản xuất thép

Ban Lãnh đạo Công ty Tiến Hưng quyết định lựa chọn 5S một cách bài bản như một phần chiến lược cải tiến liên tục. Người đứng đầu doanh nghiệp không chỉ đưa ra chỉ thị áp dụng 5S, mà còn tham gia cùng đội ngũ triển khai, cam kết đầu tư thời gian và nguồn lực cho việc đào tạo nhân viên về nguyên lý 5S và cách thực hành cụ thể trong môi trường sản xuất thép. Tất cả công nhân được tập huấn bài bản ngay tại hiện trường, từ việc sàng lọc từng loại phôi, điều chỉnh vị trí máy móc, cho đến thiết kế lại khu vực lưu trữ công cụ, vật tư.

Quá trình sàng lọc đã giúp loại bỏ những vật dụng không cần thiết, những bộ phận phụ đã hỏng không còn giá trị sử dụng và những tài liệu kỹ thuật đã lỗi thời. Kết quả là không gian sản xuất trở nên thông thoáng, diện tích kho được tăng lên đáng kể để phục vụ lưu trữ đúng quy trình. Việc sắp xếp lại khu vực kho và dây chuyền sản xuất giúp thời gian tìm kiếm phôi thép, cuộn thép hay các chi tiết phụ giảm từ hàng chục phút xuống chỉ còn vài phút. Mỗi vị trí máy móc, công cụ được gắn nhãn và định vị cố định, giúp mọi công nhân dù mới vào ca cũng có thể nhận biết ngay vị trí cần dùng và trả lại đúng chỗ sau khi sử dụng.

Song song với đó, Công ty Tiến Hưng xây dựng kế hoạch vệ sinh,  kiểm tra định kỳ thiết bị, điểm danh các khu vực cần được làm sạch trước và sau ca nhằm phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn như rò rỉ dầu, mài mòn băng tải hoặc ốc vít lỏng. Việc này không chỉ kéo dài tuổi thọ máy móc mà còn góp phần giảm lỗi sản phẩm do sự cố kỹ thuật. Theo lãnh đạo doanh nghiệp, trước đây công ty từng phải loại một phần sản phẩm do lỗi không đồng đều trong kích thước thép cắt, một vấn đề khiến khách hàng phàn nàn. Sau khi áp dụng 5S cùng quy trình kiểm tra chuẩn hóa, tỷ lệ lỗi sản phẩm giảm đáng kể, tạo ra niềm tin lớn hơn từ khách hàng, đặc biệt những đối tác trong chuỗi cung ứng công nghiệp nặng.

Chuẩn hóa các thao tác quan trọng

Không dừng lại ở việc sắp xếp và vệ sinh, doanh nghiệp tiến tới chuẩn hóa các thao tác quan trọng. Mỗi công đoạn sản xuất, từ nạp phôi, cắt, cán, đến kiểm tra chất lượng cuối cùng, đều được mô tả theo trình tự chuẩn, gắn kèm hình ảnh minh họa, để mọi công nhân dù kinh nghiệm hay mới đều thực hiện theo cùng một quy trình. Điều này không chỉ nâng cao tính nhất quán của sản phẩm mà còn giúp rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự mới, yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên thay đổi.

Điều đặc biệt tại Công ty Tiến Hưng là bước cuối cùng của 5S, đó là tự giác duy trì. Bằng cách hình thành nhóm cải tiến nhỏ tại từng bộ phận, công ty khuyến khích nhân viên chủ động đề xuất sáng kiến nâng cao hiệu quả. Nhân viên trực tiếp đề xuất cải tiến vị trí đặt thanh kéo thép để rút ngắn thời gian thao tác, chỉnh lại một số thiết bị đo để dễ đọc kết quả hơn, hay xây dựng “bảng chỉ số 5S” để tự đánh giá mức độ tuân thủ mỗi tuần. Những đề xuất này không chỉ được ghi nhận mà còn được áp dụng rộng rãi, dần hình thành văn hóa cải tiến liên tục.

Năng suất lao động tăng lên nhờ công cụ 5S

Kết quả của quá trình thay đổi này là năng suất lao động tại Công ty Tiến Hưng tăng lên rõ rệt sau vài tháng đầu triển khai. Thời gian chu trình sản xuất rút ngắn, tỷ lệ lỗi sản phẩm giảm, chi phí vận hành và lưu kho được kiểm soát chặt chẽ hơn, và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường cũng được nâng cao. Không chỉ là con số về sản lượng hay năng suất, giá trị lớn hơn là cách quản trị khoa học đã đi sâu vào tư duy của đội ngũ, từ lãnh đạo đến công nhân, góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, có kỷ luật và gắn kết.

PGS, TS Phan Chí Anh - Viện trưởng Viện Quản trị kinh doanh (Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội), nhấn mạnh: “Tăng năng suất không chỉ dựa vào kéo dài thời gian lao động mà phải xuất phát từ quy trình quản trị tốt, cải tiến công nghệ và sáng tạo giá trị gia tăng”.

5S không đơn thuần là phương pháp dọn dẹp hay sắp xếp nơi làm việc, mà là một giải pháp quản trị toàn diện giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất,  tái cấu trúc hoạt động từ nền tảng, nâng cao hiệu suất, cải thiện chất lượng và xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật. Khi được triển khai một cách bài bản và bền bỉ, 5S giúp doanh nghiệp chủ động loại bỏ lãng phí, rút ngắn chu trình, nâng cao tính linh hoạt và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường ngày càng khắc nghiệt. Công ty TNHH Tiến Hưng tại Hà Nội là minh chứng sống động cho thấy từ những điều nhỏ nhất, doanh nghiệp có thể bứt phá, nếu biết tận dụng công cụ phù hợp và kiên trì theo đuổi cải tiến mỗi ngày.

Theo ông Nguyễn Nam Hải, Chủ tịch Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia, các doanh nghiệp tham gia đã chứng kiến năng suất tăng, lãng phí giảm, chất lượng sản phẩm nâng cao và quản trị hiệu quả hơn. Nhiều doanh nghiệp được cấp chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, đồng thời áp dụng chuyển đổi số và mô hình quản trị tiên tiến. Tại các địa phương, Chương trình tạo lực đẩy chuẩn hóa quy trình.