Sáu khó khăn của chủ shop thương mại điện tử

Chia sẻ tại Hội thảo "Quản trị rủi ro thuế thương mại điện tử" do Tạp chí Tài chính doanh nghiệp phối hợp với Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA) tổ chức sáng 6/8, bà Nguyễn Thị Hải Yến, Giám đốc Trung tâm Kinh doanh, Khối Giải pháp Bán lẻ Tập đoàn MISA cho biết, từ thực tế triển khai tại nhiều doanh nghiệp, các chủ shop trên sàn thương mại điện tử hiện đang phải đối mặt với 6 nhóm khó khăn lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và doanh thu.

Theo bà Hải Yến, phổ biến nhất là tình trạng quản lý đơn hàng rời rạc khi người bán phải đăng nhập nhiều tài khoản và thiết bị để xử lý đơn, vừa tốn nhân lực, thời gian vừa dễ xảy ra sai sót. Cùng với đó, dữ liệu tồn kho giữa các sàn và kho thực tế chưa được đồng bộ theo thời gian thực, dẫn đến nguy cơ hết hàng, hủy đơn, bị sàn xử phạt hoặc tồn đọng vốn.

Một thách thức khác là quy trình vận hành chưa được kết nối xuyên suốt từ khâu chăm sóc khách hàng, đóng gói đến vận chuyển. Trong các chương trình khuyến mại lớn hoặc Mega Sale, việc xử lý đơn hàng chậm có thể làm gia tăng nguy cơ hủy đơn, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín của gian hàng. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các phần mềm riêng lẻ, thiếu sự liên thông dữ liệu, dẫn đến phải nhập liệu nhiều lần, phát sinh sai sót và khó có được bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh.

Theo đại diện MISA, việc đối soát thanh toán COD cũng là một trong những khó khăn lớn khi dòng tiền bao gồm tiền thu hộ, phí sàn, phí vận chuyển và tiền hoàn trả. Điều này khiến các chủ shop mất nhiều thời gian kiểm tra từng giao dịch, đồng thời khó phát hiện các khoản chênh lệch hoặc sai phí. Đặc biệt, rủi ro về pháp lý và hóa đơn đang trở thành áp lực ngày càng lớn khi nhiều cửa hàng chưa thực hiện xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm, tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hoặc truy thu thuế.

Để hỗ trợ hộ, cá nhân kinh doanh thích ứng với các quy định mới về quản lý thuế, MISA đã giới thiệu hệ sinh thái giải pháp quản lý bán hàng tích hợp, cho phép đồng bộ đơn hàng từ nhiều nền tảng thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada... về một hệ thống quản lý tập trung. Giải pháp đồng thời đồng bộ dữ liệu hàng hóa và tồn kho giữa các kênh bán hàng, góp phần giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị.

Theo đại diện MISA, hệ thống còn hỗ trợ lập hóa đơn điện tử theo trạng thái hoàn thành đơn hàng, theo dõi tình hình tuân thủ quy định về hóa đơn, đối soát doanh thu, chi phí theo từng giao dịch và cung cấp các báo cáo kinh doanh theo từng kênh bán hàng. Dữ liệu cũng được kết nối với phần mềm kế toán để tự động hạch toán, giúp hộ kinh doanh giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót trong quá trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Theo bà Nguyễn Thị Hải Yến, trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh và yêu cầu quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả quản trị mà còn hỗ trợ tuân thủ các quy định về thuế, hóa đơn điện tử và minh bạch dữ liệu. Đây cũng là nền tảng để hộ kinh doanh giảm chi phí tuân thủ, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh số.