Hướng dẫn doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự rà soát, kiểm tra hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp, tổ chức

Thuế Khánh Hòa khuyến cáo doanh nghiệp, tổ chức rà soát quy trình lập hóa đơn: Đối chiếu toàn bộ quy trình hiện hành với thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đặc biệt đối với các dịch vụ đặc thù (như bảo hiểm, vận tải, công nghệ số, tài sản mã hóa...).

Cập nhật mẫu và phần mềm hóa đơn điện tử: Kiểm tra mẫu hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử, bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP. 

Chuẩn hóa quy trình xử lý hóa đơn sai: Xây dựng quy trình nội bộ theo đúng phân loại tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (Thông báo – không lập lại / Điều chỉnh / Thay thế). 

Đối chiếu thông tin đăng ký thuế: Kiểm tra thông tin đăng ký thuế của người đại diện với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nhằm hạn chế nguy cơ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. 

Cung cấp đầy đủ thông tin khi ủy nhiệm lập hóa đơn: Nếu ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế lập hóa đơn thay, cần cung cấp đầy đủ, kịp thời tên, địa chỉ, mã số thuế cho bên nhận ủy nhiệm.

Lập hóa đơn đầy đủ cho mọi giao dịch: Xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả trường hợp người mua không cung cấp thông tin; ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng” để hạn chế rủi ro bị người tiêu dùng tố giác.

Rà soát trách nhiệm của nền tảng số: Đối với chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số: kiểm tra việc cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin người mua và thông tin giao dịch cho bên bán để lập hóa đơn điện tử theo quy định (Điều 17, Điều 19 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Theo Thuế Khánh Hòa, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần xác định đúng loại hóa đơn phải sử dụng: Kiểm tra mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, căn cứ doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc trường hợp có bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Đối chiếu thông tin đăng ký thuế: Kiểm tra thông tin đăng ký thuế của đại diện hộ kinh doanh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nhằm hạn chế nguy cơ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Cung cấp đầy đủ thông tin khi ủy nhiệm lập hóa đơn: Nếu ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế lập hóa đơn thay, cần cung cấp đầy đủ, kịp thời tên, địa chỉ, mã số thuế cho bên nhận ủy nhiệm.

Lập hóa đơn đầy đủ cho mọi giao dịch: Xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả trường hợp người mua không cung cấp thông tin; ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng” để hạn chế rủi ro bị người tiêu dùng tố giác.

Checklist tự rà soát nhanh

Theo Thuế Khánh Hòa, việc tuân thủ đúng, kịp thời giúp hạn chế gián đoạn kinh doanh: Tránh nguy cơ bị ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Giảm rủi ro xử phạt: Hạn chế vi phạm hành chính về hóa đơn, thuế do lập hóa đơn sai quy định hoặc chậm xử lý sai sót.

Chủ động thích ứng với quy định mới: Tận dụng các quy trình được đơn giản hóa, trong đó có trường hợp thông báo thay vì lập lại hóa đơn đối với một số sai sót.

Tăng tính minh bạch và uy tín: Thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh xây dựng hình ảnh minh bạch, chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.