Chuyển đổi số logistics: Gỡ nút thắt vận đơn điện tử

Dữ liệu chưa thông, dòng hàng còn chậm

Việt Nam hiện có hơn 34.000 doanh nghiệp logistics, đóng góp khoảng 4,5 - 5% GDP. Chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP. Trong chiến lược phát triển giai đoạn 2025 - 2035, chuyển đổi số được xác định là một trong những hướng quan trọng nhằm nâng năng suất và đưa chi phí logistics xuống khoảng 12 - 15% GDP.

Ở nhiều cảng, ICD, kho hàng và doanh nghiệp vận tải, số hóa đã trở thành công việc thường ngày. Hệ thống quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt, giám sát hải quan tự động đã được đưa vào vận hành.

Chia sẻ tại Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp Tp.HCM 2026 - Lĩnh vực Logistics do ITPC và VIAC tổ chức sáng ngày 26/8, ông Nguyễn Duy Hưng - Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai cho biết năng lực đầu tư công nghệ giữa các doanh nghiệp còn chênh lệch khá lớn. Nhiều đơn vị đã ứng dụng giải pháp số ở một số khâu, trong khi dữ liệu giữa vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý vẫn chưa hình thành được dòng kết nối xuyên suốt.

Một giao dịch logistics có thể đi qua nhiều kênh: báo giá bằng email, lịch lấy hàng qua ứng dụng, hợp đồng trên hệ thống nội bộ, lệnh giao hàng ở nền tảng khác. Khi cần đối chiếu, nhân viên phải lần lại từng phiên bản chứng từ. Thực tế này tạo ra tình trạng “số trong - giấy ngoài”. Nội bộ doanh nghiệp đã dùng phần mềm, giao dịch với đối tác vẫn xuất hiện bản giấy, bản scan và nhiều kênh trao đổi. Nguyên nhân đến từ quy định pháp luật, thông lệ xử lý hồ sơ, mức độ đồng bộ hệ thống và thói quen giao dịch.

PGS.TS Phạm Duy Nghĩa - Phó Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) lưu ý: “Trong lĩnh vực logistics, việc sử dụng đồng thời hợp đồng giấy kết hợp nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử… có thể làm phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của các tài liệu. Khi tranh chấp được giải quyết tại các cơ quan tài phán, vấn đề còn nằm ở khả năng chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành của dữ liệu điện tử”.

Theo ông Nghĩa, doanh nghiệp cần quản trị dữ liệu ngay từ đầu giao dịch, quy định rõ thứ tự ưu tiên giữa các chứng từ, cách xác lập, lưu trữ và sử dụng chứng cứ điện tử. Một email xác nhận thay đổi lịch giao hàng, một lệnh giao hàng điện tử hay một phiên bản vận đơn đều có thể trở thành căn cứ khi phát sinh tranh chấp.

Ông Ngô Khắc Lễ - Trọng tài viên VIAC cho rằng chứng từ điện tử cần bảo đảm giá trị và chức năng pháp lý tương đương chứng từ giấy, nhất là với vận đơn điện tử có thể chuyển nhượng. Công ước Liên hợp quốc về Chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng thiết lập khuôn khổ cho chứng từ hàng hóa dưới dạng giấy và điện tử, tạo cơ sở cho việc sử dụng chứng từ số trong giao dịch xuyên biên giới.

Với doanh nghiệp chưa thể số hóa toàn bộ chuỗi giao dịch, lộ trình được đề xuất là chuẩn hóa từ bên trong, xác lập kênh giao dịch chính thức, phân quyền người sử dụng, sau đó mở rộng kết nối với đối tác và giao dịch xuyên biên giới.

Chứng từ điện tử phải truy được đường đi

Số hóa chứng từ không dừng ở việc chuyển một tờ giấy thành file PDF. Trong một giao dịch logistics, dữ liệu có thể xuất hiện qua email báo giá, Zalo, WhatsApp, nhật ký nền tảng, vận đơn điện tử eBL, lệnh giao hàng điện tử eDO, hóa đơn và nhiều hình thức xác nhận khác.

LS. Nguyễn Thị Hồng Ngân - Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung cho rằng doanh nghiệp có thể thực hiện báo giá trên nền tảng số hoặc ứng dụng điện tử. Các nội dung về quyền và nghĩa vụ cần được đưa vào hợp đồng, ghi đầy đủ thông tin và có xác nhận của các bên.

Theo bà Ngân, chứng cứ điện tử thường gặp khó khăn khi bị phủ nhận giá trị hoặc phải thu thập dữ liệu xuyên biên giới. Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế quản trị chứng cứ ngay từ khi giao dịch bắt đầu; xác định kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, đồng thời lưu lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ liên quan.

Nếu lịch giao hàng được điều chỉnh, hệ thống cần cho thấy người thực hiện, thời điểm thay đổi và phiên bản có hiệu lực. Việc chuyển giao vận đơn cũng phải để lại dấu vết về quyền kiểm soát chứng từ.

LS.Trương Công Hồng - Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA nêu trường hợp chủ hàng gửi bản scan vận đơn cho bên mua trước khi hoàn tất thanh toán. Bản scan có thể bị sao chép, chỉnh sửa hoặc sử dụng để làm giả chứng từ, dẫn đến việc hàng được giao khi chủ hàng chưa nhận được tiền.

Theo ông Hồng, mô hình kết hợp chứng từ giấy và dữ liệu điện tử cần quy định rõ thứ tự ưu tiên giữa các chứng từ, cơ chế xác thực và phân quyền. Các quy định này giúp xác định ai đang nắm quyền kiểm soát chứng từ, ai có quyền thay đổi dữ liệu và trách nhiệm của từng bên trong giao dịch.

Ông Ngô Khắc Lễ cho rằng vận đơn điện tử cần giữ được chức năng pháp lý trong suốt quá trình chuyển giao. Khuôn khổ công nhận chung sẽ tạo cơ sở cho việc sử dụng chứng từ số xuyên biên giới.

PGS.TS Phạm Duy Nghĩa lưu ý doanh nghiệp phải quan tâm đến toàn bộ quá trình hình thành dữ liệu. Một thông điệp điện tử muốn được sử dụng làm căn cứ cần xác định được nguồn phát sinh, người tạo lập, thời gian, tính toàn vẹn và lịch sử lưu giữ. Việc quản trị chứng cứ vì vậy phải bắt đầu từ khi giao dịch được thiết lập, thay vì chờ tới lúc có tranh chấp.

Ở góc độ vận hành, ông Nguyễn Duy Hưng cho rằng bài toán tiếp theo là kết nối các hệ thống đang hoạt động riêng rẽ. Một cảng có thể đã điện tử hóa lệnh giao nhận, doanh nghiệp vận tải có phần mềm riêng, kho bãi sử dụng nền tảng khác. Khi dữ liệu được nối với nhau, doanh nghiệp có thể giảm thao tác nhập lại, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và hạn chế sai lệch thông tin. 

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các việc cụ thể gồm thống nhất kênh trao đổi chính thức, quy định người có quyền xác nhận, quản lý phiên bản tài liệu, lưu nhật ký truy cập, xác định giá trị từng loại chứng từ, áp dụng cơ chế xác thực với dữ liệu quan trọng.